Tech / R&D

Vabene by MSO : Nouvelle application

Jérémy Muller

Sports Services Manager

Lecture: 4 Min

Maillon clé des événements sportifs ou culturels, les bénévoles sont indispensables pour l’organisation et le bon déroulement de toutes belles manifestations. Et comme nous le savons, la gestion de ces super héros peut représenter un vrai casse-tête. Avec notre nouvelle application Vabene, finis les fichiers Excel archaïques. Place à la modernité avec une solution de travail collaborative qui va vous faciliter la vie et vous faire gagner un maximum de temps, tout ceci dans la continuité de notre digitalisation.

Une gestion tout-en-un

Dès à présent avec notre plateforme de gestion de bénévoles Vabene, vous avez la possibilité d’avoir une vue d’ensemble de vos bénévoles en un clin d’œil tout en gérant les aspects de leurs missions en quelques clics. Toutes les informations sont centralisées sur un tableau de bord en ligne sur lequel vous pouvez opérer simultanément avec vos équipes et garder vos bénévoles informés à tout moment. Tout ceci disponible en 6 langues : français, allemand, italien, anglais, espagnol et néerlandais.

Visualisation de votre événement en mode carte interactive.

Comment ça marche ?

Lors de la création de votre événement, vous pouvez d’abord définir ses spécificités, tels que les dates, le lieu et les détails de votre organisation, pour mieux organiser les missions. Deuxième étape : importation de votre tracé de course (format GPX), ce qui vous donnera un rendu visuel plus « user-friendly » pour la gestion de l’événement. À partir de cela, vous pourrez créer les différents postes de travail et les assigner aux bénévoles. Vous pourrez y lister les informations essentielles et saisir des conditions d’accès personnalisées comme par exemple un certain niveau d’expérience ou le besoin d’un permis de conduire. Une fois tous vos postes créés, vous serez en état de facilement gérer les tâches sur une carte interactive, en forme de liste aux codes couleurs intuitifs pour facilement comprendre vos statuts d’affectation ou encore en mode calendrier pour bien assurer votre planning.

Visualisation de vos volontaires avec leurs statuts d’affectations.

Et l’expérience des bénévoles dans tout ça ?

Avec un formulaire d’inscription directement intégré sur votre site web, le recrutement des bénévoles se fait en un tour de main sans qu’ils aient besoin de passer par Vabene. Ces derniers remplissent simplement les champs d’informations propres à votre événement en donnant leurs disponibilités et préférences de postes. Ils recevront ensuite automatiquement un e-mail avec tous les détails précis (horaires, instructions, etc.) concernant leur affectation et seront notifiés de potentielles nouvelles instructions de la même manière. Toutes les communications sont évidemment personnalisables et porteront votre propre branding pour rester en accord avec votre marque.

Encore plus de contrôle avec nos intégrations

Cerise sur le gâteau : Vabene a déjà pensé à tous vos problèmes. Par exemple, si vous désirez contacter certains bénévoles pour envoyer une information, ceci est possible par e-mail ou SMS en définissant des groupes ciblés. Une intégration MS Excel vous permet également de créer des formules avancées à partir de vos fichiers. Notre module “accréditations” permets de définir quel bénévole/staff a droit à quel accès. Notre API permet de transmettre ces données à votre prestataire de sécurité. Synchronisez en toute simplicité les données de vos équipiers avec vos systèmes de ressources humaines et, finalement, devenez cashless en définissant un montant journalier que votre staff pourra consommer lors de leur présence sur votre événement.

Prêts à faire le saut ?

Découvrez plus d’informations à propos de Vabene. Si vous êtes déjà convaincus, vous n’avez plus qu’à mettre Vabene à l’épreuve grâce à notre offre d’essai gratuite de 14 jours. Créez dès maintenant votre compte sur ce lien et découvrez une nouvelle façon efficace de gérer vos bénévoles. Vous pouvez également nous contacter sur vabene@mso.swiss afin d’organiser une démonstration complète de l’outil avec notre équipe.

À ce jour, seule la version “ordinateur de bureau” est disponible, la version mobile sortira fin 2022.

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