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Nous connaissons tous, à l’occasion d’un départ en voyage, le stress et la frustration engendrés par les interminables files d’attente des contrôles de sécurité des aéroports. Du côté de la gestion des flux, la situation peut par ailleurs souvent s’apparenter à un véritable casse-tête pour parvenir à offrir la meilleure expérience possible aux utilisateurs.
S’agissant de l’organisation d’épreuves sportives de moindre envergure, les bureaux d’inscriptions n’ont généralement pas à se poser ce genre de questions. Cependant, lorsque le cap des 10 000 participants est dépassé, comme à l’occasion du Marathon de Zürich qui compte plusieurs courses en parallèle ainsi qu’une multitude d’éléments personnalisés à destination des nombreux athlètes, c’est une autre paire de manches.
Créativité + digitalisation = efficience
Rien de mieux qu’un challenge pour sortir de sa zone de confort et engager un processus de réflexion. Un seul mot d’ordre : fluidité. Car le Marathon de Zürich, c’est tout de même 14 000 coureurs pour une vingtaine de personnes seulement au bureau d’inscription. Entre les blocs et heures de départ différents, le large assortiment de t-shirts “finisher”, mais surtout la montagne de dossards à distribuer avec précision, nous nous devions d’être correctement préparés.
« BIP », merci pour votre Race Pass - Bienvenue à bord
La zone de distribution des dossards fut donc installée dans les locaux de Oschner Sport, en plein centre-ville de Zürich. C’est à cet endroit précis que le fameux Race Pass pouvait prendre tout son sens, fonctionnant à l’image du boarding pass d’une compagnie aérienne.
Zone de distribution aux locaux de Oschner Sport
J-7 avant la course, les athlètes reçoivent un e-mail multilingue adapté aux smartphones et contenant un QR code ainsi que toutes les informations concernant leur course. Celui-ci étant envoyé via un système d’e-mailing de masse développé spécifiquement à cet escient et pouvant être personnalisé par l’organisateur.
Une fois les coureurs arrivés au bureau d’inscriptions : un « bip » et le tour est joué. Armé de nos MANO équipés spécialement d’une nouvelle fonctionnalité, le staff reçoit instantanément tous les détails de chaque athlète en un simple coup de scan. Ce qui permet aux membres de l’équipe de répondre aux éventuelles questions plus rapidement sans avoir besoin d’aller chercher l’information, et de transmettre toutes les instructions à l’athlète de façon personnalisée. Y compris jusqu’à lui souhaiter un joyeux anniversaire. « La taille du t-shirt finisher ? Voici votre t-shirt taille M ! Dans quel bloc de départ je m’élance ? Dans le bloc C à 08 h 00 ! »
Enregistrement des participants via nos appareils MANO
De plus, le staff peut également ajouter des informations potentiellement manquantes ou corriger des données incorrectes collectées lors de l’inscription à l’événement. La solution permet même de fournir des statistiques au sujet des volumes de retrait lors de cette phase d’enregistrement.
Voilà donc un processus optimisé avec un minimum d’accrocs. Et, qui dit enregistrement réussi, dit déjà la moitié de l’événement organisé avec succès. Mais, il est surtout fort à noter que ce système de Race Pass pourra être adapté presque sans limites aux spécificités de votre événement sportif.
Concept, essai, démocratisation
La recherche de l’innovation est le premier pas vers la démocratisation de nouveaux procédés. À l’ère du digital, une multitude de solutions permettent à ces processus novateurs de profiter également à de plus petites industries. Dans ce cas précis c’est un gain de temps considérable et une expérience globale facilitée pour nos athlètes. Si l’on prend l’exemple d’un événement de masse, gagner ne serait-ce que quelques secondes à chaque action devient primordial. C’est ainsi que ces expériences, initialement réservées aux secteurs de pointe, viennent graduellement se mettre au service d’événements de toutes tailles.
Vos suggestions?
MSO ne pourrait rien faire sans de véritables cas d’usage rendus possibles grâce à vous, nos clients. Vous avez des idées ou des suggestions ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de potentiels événements au service de tous que nous pourrions rajouter à notre roadmap d’innovation.
